Adjoint.e au chef du Bureau des séances F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

Au sein du Service du Conseil de Paris, le Bureau des séances est chargé de la préparation, de l’organisation et du suivi des séances du Conseil, qui se tiennent 6 à 8 fois par an. En position transverse, il est amené à travailler avec les directions, les cabinets d'adjoints et d'adjointes au Maire et les groupes politiques pour le suivi des projets de délibérations, des vœux et des amendements. Il travaille avec les mairies d'arrondissement pour les projets localisés, et avec le cabinet du Maire et le cabinet de l'adjoint en charge du Conseil de Paris pour la préparation de l'ordre du jour, en lien avec le Secrétariat général.
Le Bureau des séances est également chargé de la transmission au contrôle de légalité, de l’affichage, des comptes rendus de séance, de la rédaction des BOVP délibérations et débats. Il assure le suivi et la gestion des applications ODS et Paris Delib, destinées à être refondues dans une nouvelle application de préparation et de gestion des séances Paris Conseil.

Quelles sont vos missions ?

Aux côtés du chef de bureau, dont vous assurerez l'intérim en cas de besoin, vous coordonnerez l’organisation de la préparation des séances, auxquelles vous assisterez. Totalement impliqué ou impliquée dans le management général du bureau, vous participerez aux réunions de l’équipe de direction du service du Conseil de Paris et serez force de propositions sur les questions d’organisation et de management.

Parmi ces missions spécifiques, vous :

-coordonnerez, avec le chef de bureau, la préparation et le suivi de validation des projets de délibérations dans l’application Paris Delib, et animerez le groupe des référents du Conseil de Paris dans les directions

-piloterez la préparation des commissions thématiques en soutien des 3 secrétaires de commissions (cat.B), dont vous assurerez l’encadrement direct

-superviserez la préparation des fiches de séance, dont vous assurerez la relecture attentive

-piloterez et contrôlerez la qualité des comptes-rendus de séances : compte-rendu sommaire préparé en interne et publié dans les 8 jours suivant la séance, et compte-rendu intégral fourni par le prestataire titulaire du marché et publié avant la séance suivante ; à cet effet, vous encadrerez directement les 2 agents (cat.C) dédiés à cette activité

-piloterez le projet d’application unique de gestion des séances Paris Conseil, en lien avec la DSIN, le futur prestataire et le Chef du Service du Conseil de Paris. Vous encadrerez un chargé ou une chargée d’aide à maitrise d’ouvrage qui interviendra en soutien sur ce projet, et sera amené amenée, sous votre autorité, à gérer les applications actuelles ODS et Paris Delib dans leur maintenance quotidienne.

-coordonnerez le suivi des désignations en lien avec les référents des directions opérationnelles de la Ville

-assurerez le suivi des tableaux d’activité : tableau de bord Direction de la Démocratie, des citoyens, des citoyennes et des Territoires (DDCT), tableau de suivi des vœux et amendements en séance, suivi des absences des élus et des élues.

Qu’attend-on de vous ?

Le poste requiert une réelle capacité de travail en équipe, de solides qualités d'adaptation et de réactivité, de bonnes capacités rédactionnelles. Il exige aussi une très bonne maîtrise de la gestion d'applications numériques et de la conduite de projet en vue de la mise en place de la nouvelle application Paris Conseil.
Une expérience réussie en encadrement d'équipe serait très appréciée.
Afin de permettre une adaptation rapide dans un contexte d'activité chargé et d'évolution rapide des effectifs et de conduite du changement au sein du bureau, ce poste requiert une bonne connaissance du fonctionnement du Conseil de Paris (préparation, déroulé).
Une connaissance du fonctionnement des séances du Conseil de Paris, ainsi qu'une expérience de travail préalable au contact des élu.es, des cabinets et des groupes politiques seraient un fort atout afin de permettre une adaptation rapide au poste, dans un contexte d'activité chargé et d'évolution rapide.

Les + du poste

Poste vivant, à forts enjeux pour la collectivité parisienne, au coeur de l'actualité des politiques publiques de la Ville.
Travail est position transverse permettant de développer sa connaissance du fonctionnement de la Ville de Paris.
Enjeux de conduite du changement au sein de l'équipe du bureau permettant de monter en compétence sur le management et de développer la polycompétence.
Poste situé à l’Hôtel de Ville au cœur d’un quartier central et animé. Bureau individuel et spacieux.

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et ses établissements publics accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Ils mettent en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Processus de recrutement

Vous êtes en situation de handicap et vous avez besoin d’un aménagement pour participer à l’entretien de recrutement (ex. interprète en langue des signes françaises), contactez drh-handicap@paris.fr

Lettre de motivation et curriculum vitae.

Rémunération

Votre rémunération à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

· Débutant (ou junior) : 2 420 €

· Confirmé (à partir de 10 ans d'expérience professionnelle) : 3 217 €

Contact

Arnaud Grellier - Chef du Bureau des séances - arnaud.grellier@paris.fr - 01 42 76 54 74