Assistant assistante de direction Théâtre de la Concorde F/H

Comment et avec qui travaillez-vous ?

Descriptif du Théâtre de la Concorde

Le Théâtre de la Concorde est un établissement culturel de la Ville de Paris situé avenue Gabriel, au cœur du 8ᵉ arrondissement, à proximité des Champs-Élysées. Repris en régie municipale en 2024, il est aujourd’hui dédié aux enjeux démocratiques, citoyens et contemporains, avec une programmation mêlant spectacles, débats, rencontres, festivals, conférences et projets participatifs.

Lieu ouvert sur le monde, le théâtre accueille artistes, intellectuels, associations, institutions et habitants habitantes autour de questions de société, dans une volonté de rendre la culture et le débat accessibles au plus grand nombre. Il développe également de nombreuses actions à destination des publics, notamment des jeunes et des publics éloignés de l’offre culturelle.

Le théâtre comprend plusieurs espaces de représentation et de réception : une grande salle de 600 places, une salle d’une centaine de places, une salle d’atelier, une salle de cinéma, des halls d’accueil ainsi que des espaces extérieurs. Son activité implique une forte transversalité entre les équipes administratives, techniques, d’accueil, de production et de programmation, dans un environnement dynamique, événementiel et exigeant.

Contexte hiérarchique

Sous l’autorité directe de la Directrice du Théâtre de la Concorde, vous assurez un accompagnement administratif et organisationnel dédié à celle-ci dans le cadre de ses fonctions quotidiennes.

Le théâtre est organisé autour de quatre pôles :

• le pôle administratif ;

• le pôle communication ;

• le pôle technique ;

• le pôle programmation-production.

Dans le cadre de vos missions, vous êtes en lien régulier avec l’ensemble des services du théâtre et les interlocuteurs extérieurs de la Directrice (compagnies, artistes, théâtres, élus élues, directions de la Ville…).

Quelles sont vos missions ?

Vous aurez notamment en charge :

• La gestion et le suivi de l’agenda de la Directrice ;• L’organisation, la préparation et le suivi des réunions (convocations, accueil des participants, préparation des dossiers, comptes rendus, logistique) ;
• La gestion des courriels et du courrier ;
• L’accueil téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes ;
• La rédaction, la mise en forme et le suivi de différents courriers et documents administratifs ;
• Le classement numérique, l’archivage et l’organisation documentaire ;
• La reprographie et la préparation de dossiers ;
• La mise à jour des annuaires et des contacts institutionnels, partenaires et prestataires ;
• La gestion et le suivi de Chronotime pour la Directrice et les quatre chefs de pôle.

Une expérience au sein d'un secrétariat est un plus.

Qu’attend-on de vous ?

Qualités requises

• Sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément ;

• Sens de l’accueil ;

• Esprit d’initiative, autonomie et polyvalence ;

• Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe ;

• Réactivité, discrétion professionnelle et respect de la confidentialité ;

• Capacité d’adaptation dans un environnement culturel dynamique et événementiel.

Connaissances professionnelles

• Connaissance du fonctionnement administratif de la Ville de Paris ;

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs ;

• Bonne maîtrise des outils informatiques (word, excel, Outlook) ;

• Excellente maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et des techniques rédactionnelles.

Savoir-faire

• Gestion d’agendas et de la messagerie Outlook ;

• Organisation et coordination de réunions et d’événements ;

• Utilisation et gestion de Chronotime ;

• Capacité d’anticipation et sens des priorités ;

• Aisance à l’écrit comme à l’oral.

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et ses établissements publics accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Ils mettent en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Possibilité d’une journée de télétravail par semaine, après une période de prise de poste et de montée en autonomie.

Processus de recrutement

Vous êtes en situation de handicap et vous avez besoin d’un aménagement pour participer à l’entretien de recrutement (ex. : interprète en langue des signes française) : contactez drh-handicap@paris.fr.

Rémunération

Votre rémunération en qualité de titulaire à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

· Débutant (ou junior) : 1676 €

· Confirmé : 1860 €

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

Vous postulez directement sur ce site, mais ce contact peut être sollicité pour toute question relative à l’emploi proposé.

Contacts :

Marie-Pierre PAVILLET-CHEUSEL, adjointe à la directrice, cheffe du pôle administratif et financier : marie-pierre.pavillet-cheusel@paris.fr

Lucie MAZALAIGUE, adjointe à la cheffe de pôle : lucie.mazalaigue@paris.fr