Assistant ou assistante Direction Générale des Services

Comment et avec qui travaillez-vous ?

Au service des 140 000 habitants habitantes de l’arrondissement, la Mairie du 12e compte environ 110 agents agentes placés placées sous l'autorité de la Direction générale des Services, qui sont réparti.es sur quatre secteurs : services à la population ; espace public, équipements de proximité et urbanisme ; ressources ; démocratie locale et vie associative et citoyenne. La Mairie du 12e est dotée d’un budget de plus de 10 M€ en fonctionnement, qui permet de financer environ 200 équipements de proximité, ainsi qu’une enveloppe d’investissement de 4,4M€.

Notre mairie initie plusieurs projets de nature à moderniser ses services, favoriser la participation des agents et des agentes et assurer un suivi de la qualité de son activité.

Le poste fait partie du service d’appui à la Direction générale, constituée de 3 personnes hors son responsable. Ce service, de par ses missions (voir ci-dessous), travaille en lien avec le cabinet de Mme la Maire et les élus et élues d’arrondissement.

Quelles sont vos missions ?

Le poste est structuré en 3 missions principales :

- Secrétariat de la Direction générale : gestion de l’agenda, organisation de réunion, accueil téléphonique et physique, gestion du courrier (postal et électronique) tant interne (circuit de signature par parapheur) qu’externe et participation à l’organisation de temps de cohésion interne (ex : vœux aux agent.es de l’arrondissement, repas de fin d’année, etc.) ;

- Administration générale : organisation des astreintes (établissement du planning annuel, suivi des modifications le cas échéant, diffusion hebdomadaire des informations) ; rédaction, mise en forme, suivi et diffusion des courriers, notes, conventions, comptes rendus et documents officiels (ex : arrêté à la signature de la Directrice Générale des Services (DGS) et de Mme la Maire) ; constitution du dossier et planification des cérémonies de parrainage républicain en lien avec le cabinet et le service de l’état civil ; informations générales auprès des administrés administrées; et suivi de la remontée des indicateurs d’activité ;

- Organisation des Conseils d’arrondissement, en lien avec le cabinet de Mme la Maire : gestion dans le logiciel dédié ODS (formation interne possible), préparation des séances (convocation, envoi des documents) et traitement des délibérations avant et après les séances.

Selon les circonstances, vous êtes amené amenée à contribuer à des dossiers transversaux (ex : plan grand froid, plan canicule, etc.).

Cette fiche de poste peut être amenée à évoluer.

Qu’attend-on de vous ?

Rigoureux Rigoureuse, vous avez un sens de l’organisation et disposez de capacités d’adaptation.

Vous aimez travailler en équipe et communiquer avec vos collègues et votre hiérarchie.

Vos missions vous amèneront à faire preuve de réserve et de discrétion en raison de la gestion des informations sensibles.

Vous êtes garant garante du respect des délais et relances auprès des services.

Vous maîtrisez les principales fonctions bureautiques (Word, Excel, Powerpoint et Outlook) et avez une appétence pour les outils informatiques.

Une connaissance du fonctionnement de la Ville de Paris serait un plus.

Expérience en mairie d'arrondissement appréciée.

Les + du poste

Horaires variables.

Possibilité d’une journée de télétravail par semaine en fonction des nécessités de service et de l’autonomie sur le poste

Quelles particularités du poste ?

La Ville de Paris et ses établissements publics accompagnent leurs agentes et agents en situation de handicap. Ils mettent en place des aménagements à toutes les étapes de leur carrière et quelles que soient les particularités de leur poste.

Processus de recrutement

Vous êtes en situation de handicap et vous avez besoin d’un aménagement pour participer à l’entretien de recrutement (ex. interprète en langue des signes françaises), contactez drh-handicap@paris.fr.

Entretien en présentiel, premier entretien avec le Responsable de service et de la Directrice générale adjointe en charge des Ressources et possible second entretien avec la Directrice générale des Services.

Rémunération

Votre rémunération en qualité de titulaire à titre indicatif, montant net mensuel avant impôt :

· Débutant (ou junior) : 1676 €

· Confirmé : 1860 €

Des compléments seront possibles en fonction des missions

Contact

Vous postulez directement sur ce site, mais ce contact peut être sollicité en cas de questions particulières sur l’emploi proposé.

Joseph TANG, responsable du service d’appui à la Direction générale des Services

joseph.tang@paris.fr

Assistant ou assistante Direction Générale des Services - Mairie du 12è F/H